A. Algemene bepalingen

                  
    1. Begripsbepalingen
    2. Reikwijdte
    3. Doel en toepassingsgebied

B. Rechtmatige verwerking van persoonsgegevens
    4. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
    5. Verwerking van persoonsgegevens
                                                       
C. Verwerking van bijzondere gegevens
    6. Voorwaarden voor verwerking van bijzondere  
        gegevens (gezondheidsgegevens)
                                                             
D. Organisatorische verplichtingen
    7. Geheimhoudingsplicht
    8. Bewaren 
    9. Beveiliging 
  10. Klachtenbehandeling

E. Rechten van de betrokkenen                          
  11. Informatieplicht
  12. Recht op inzage en afschrift van persoonsgegevens
  13. Recht op aanvulling en correctie van  
        persoonsgegevens
  14. Recht op verwijdering of    
        vernietiging van persoonsgegevens
  15. Vertegenwoordiging 

F. Meldingsverplichtingen bij het CBP
  16. Meldingen en vrijgestelde verwerkingen
  17. Verplichtingen medewerkers in het kader van
        meldingen aan het CBP

G. Borging privacyreglement in de praktijk
  18. Procedures                 
        persoonsgegevensverwerkingen                   
  19. Individuele controle medewerkers

H. Overgangs- en slotbepalingen
  20. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit  
        reglement

Bijlage 1: Overzicht van persoonsgegevens -
               verwerkingen

1.Begripsbepalingen

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen.

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft of zijn vertegenwoordiger als omschreven in artikel 15.5.

Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene toestemming verleent dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

Het College dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens.

De beheerder is degene die de dagelijkse zorg heeft voor deze persoons-gegevensverwerking.

2.Reikwijdte

2.1 Dit reglement is van toepassing op het geheel of   
      gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van  
      persoonsgegevens, alsmede de niet geautomatiseerde 
      verwerking van persoonsgegevens die in een bestand
      zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te
      worden opgenomen.

3.Doel en toepassingsgebied

3.1 Het doel van dit reglement is een praktische
      uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet   
      bescherming persoonsgegevens, verder te noemen WBP.

3.2 Dit reglement is van toepassing op (alle locaties  
      van) B.V. Diabetescirkel Kop van Noord-Holland te 
      Schagen.

4.Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

4.1 Persoonsgegevens worden in overeenstemming met 
      dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze
      verwerkt en alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk
      omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

4.2 Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op
      een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden
      waarvoor ze zijn verkregen.

4.3 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor
      zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden
      verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter
      zake dienend en niet bovenmatig zijn.

5.Verwerking van persoonsgegevens

5.1 Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt 
      indien aan één van onderstaande voorwaarden is        
      voldaan:
     • de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige 
        toestemming heeft verleend; dit noodzakelijk is voor de 
        uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene
        partij is, of voor handelingen die op verzoek van de 
        betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor
        het sluiten van een overeenkomst;
     • dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te
        komen;
     • dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar  
        voor de gezondheid van betrokkene;
     • dit noodzakelijk is met het oog op belang van de
        verantwoordelijke of van een derde én het belang van 
        degene van wie de gegevens worden verwerkt niet
        prevaleert.

       (gezondheidsgegevens) 

6.Voorwaarden voor verwerking van
bijzondere gezondheidsgegevens)

6.1 wat betreft hulpverleners, instellingen of 
      voorzieningen in de gezondheidszorg of
      maatschappelijke dienstverlening:

Gegevens betreffende de gezondheid worden 
      slechts verwerkt indien de verwerking geschiedt door  
      hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de 
      gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening, 
      voor zover dat met het oog op een goede behandeling of 
      verzorging van de betrokkene, dan wel beheer van de 
      betreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is.

6.2 wat betreft verzekeraars:

Gegevens betreffende de gezondheid worden 
      slechts verwerkt indien de verwerking geschiedt op 
      verzoek van de verzekeraar voor zover dat noodzakelijk 
      is voor de beoordeling van het door de 
      verzekeringsinstelling te verzekeren risico (en de    
      betrokkene geen bezwaar heeft gemaakt), dan wel voor 
      zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een 
      verzekeringsovereenkomst (op grond van de 
      Zorgverzekeringswet).

6.3 wat betreft bijzondere gegevens als aanvulling 
      op gezondheidsgegevens:

Het verbod om bijzondere gegevens te verwerken is
      niet van toepassing voor zover dat noodzakelijk is in
      aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens .
      betreffende iemands gezondheid met het oog op een
      goede behandeling of verzorging van de betrokkene.

6.4 wat betreft wetenschappelijk onderzoek en 
      statistiek:

Zonder toestemming van de patiënt/bewoner 
      kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk
      onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan een
      ander gegevens over de patiënt/bewoner worden
      verstrekt indien:
      • het vragen van toestemming in redelijkheid niet 
         mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het
         onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de
         persoonlijke levenssfeer van de patiënt/bewoner niet
         onevenredig wordt geschaad, of
      • het vragen van toestemming, gelet op de aard en het 
         doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden
         verlangd en de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de 
         gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat 
         herleiding tot individuele natuurlijke personen 
         redelijkerwijs wordt voorkomen. Verstrekking is pas
         mogelijk indien:
      • het onderzoek het algemeen belang dient;
      • het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens
         kan worden uitgevoerd, én
      • voor zover de betrokken patiënt/bewoner tegen een 
         verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft
         gemaakt

6.5 wat betreft erfelijkheidsgegevens:

Gegevens betreffende erfelijke eigenschappen 
      mogen slechts worden verwerkt wanneer de verwerking 
      plaatsvindt met betrekking tot de betrokkene bij wie de
      erfelijke gegevens worden verkregen, tenzij:
      • een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert of
      • de verwerking noodzakelijk is ten behoeve van 
        wetenschappelijk onderzoek en statistiek.
        (Artikel 21, lid 4 WBP.)

7.Geheimhoudingsplicht

7.1 De gegevens worden alleen verwerkt door personen
      die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift,
      dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding
      zijn verplicht. 
      B.V. Diabetescirkel Kop van Noord-Holland heeft ook voor 
      niet-hulpverleners de geheimhoudingsbepaling expliciet in
      de arbeidsovereenkomst opgenomen, bovenop de
      doorwerking van de CAO-bepalingen in de
      arbeidsovereenkomst.)

8.Bewaren

8.1 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan
      noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden
      waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden
      verwerkt.

8.2 Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard
      dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de
      doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens
      worden verwerkt, wanneer zij geanonimiseerd worden of
      voor zover ze uitsluitend voor historische, statistische of
      wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.

8.3 De verantwoordelijke stelt vast hoelang de 
      opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.

8.4 De bewaartermijn is voor medische gegevens in
      beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip
      waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als
      redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener
      voortvloeit.

9.Beveiliging

9.1 De verantwoordelijke legt passende technische en
      organisatorische maatregelen ten uitvoer om
      persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen
      enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze
      maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand
      van de techniek en de kosten van de ten uitvoerlegging,
      een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de
      verwerking en de aard van de te beschermen gegevens
      met zich meebrengen.

10.Klachtenbehandeling

10.1 Indien de betrokkene van mening is dat de 
       bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of 
       andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:

de Raad van Bestuur van B.V. Diabetescirkel Kop  
       van Noord-Holland

      mogelijkheid voor onafhankelijke  
      klachtenbehandeling:

de klachtencommissie B.V. Diabetescirkel Kop van 
       Noord-Holland te bereiken via:
      Grote Wallerweg 3-14,
       1742 NM Schagen

Op grond van de WBP kan de betrokkene verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet bescherming persoonsgegevens.

CBP
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 070 - 8888 500
Telefax: 070 - 8888 501
info@cbpweb.nl

11.Informatieplicht

11.1 Indien bij de betrokkene de persoonsgegevens
       worden verkregen, deelt de verantwoordelijke voor het
       moment van verkrijging de betrokkene mede:
       • zijn identiteit;
       • de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens 
         zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de 
         hoogte is.

11.2 De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie  
       voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de
       omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het  
       gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover 
       de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking 
       te waarborgen.

11.3 De verantwoordelijke informeert de betrokkene
       over de rechten van de betrokkene en op welke wijze de
       betrokkene deze rechten kan inroepen.
       • Patiënten kunnen daarvoor terecht bij de Raad van
          Bestuur
       • Medewerkers kunnen daarvoor terecht bij de Raad van 
          Bestuur.
       • Externe relaties van B.V. Diabetescirkel Kop van Noord-
          Holland kunnen daarvoor terecht bij de Raad van  
          Bestuur.

12.Recht op inzage en afschrift van persoonsgegevens

12.1 De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van
       de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte
       gegevens.

12.2 De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift
        zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken,
        plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.

12.3 Voor de verstrekking van een afschrift mag een 
        redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

12.4 Recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd
        voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de 
        bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een
        ander.

13.Recht op aanvulling en correctie van persoonsgegevens

13.1 Desgevraagd worden de opgenomen gegevens
       aangevuld met een door de betrokkene afgegeven
       verklaring met betrekking tot de opgenomen
       gegevens.

13.2 De betrokkene kan verzoeken om correctie van op
       hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk
       onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of 
       niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een
       wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen.

13.3 De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen 
       vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot
       correctie of aanvulling schriftelijk of dan wel in hoeverre
       hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen
       omkleed.

13.4 De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing
       tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

14.Recht op verwijdering of vernietiging van 
       persoonsgegevens

14.1 De betrokkene kan verzoeken om vernietiging van
       op hem betrekking hebbende gegevens indien deze
       feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking
       onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd
       met een wettelijk voorschrift, in de verwerking
       voorkomen.

14.2 De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen
       vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot
       vernietiging schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan
       voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

14.3 De verantwoordelijke vernietigt de gegevens
       binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek
       van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is
       dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een
       ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring
       op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

15.Vertegenwoordiging

15.1 Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar,
       treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan
        wel de voogd in plaats van de betrokkene.

15.2 Hetzelfde geldt voor de betrokkene in de leeftijd
       van twaalf tot zestien jaar die niet in staat kan worden
       geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter
       zake.

15.3 Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van
       twaalf tot zestien jaar valt en in staat is tot een redelijke
       waardering van zijn belangen ter zake, treden de
       betrokkene zelf en diens ouders of voogd gezamenlijk op.

15.4 Indien de betrokkene 16 jaar of ouder is en niet in
       staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van
       zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hier
       weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op: 
       • indien de betrokkene onder curatele staat of ten
         behoeve van hem het mentorschap is ingesteld: de
         curator of mentor.
       • indien er geen mentor of curator is, de persoon die de
         betrokkene schriftelijk heeft gemachtigd: de persoonlijk
         gemachtigde.
       • indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet
         optreedt: de echtgenoot, de geregistreerde partner of
         andere levensgezel van de betrokkene.
       • indien deze persoon dat niet wenst of ontbreekt: een
         ouder, kind, broer of zus van de betrokkene.

16.Meldingen en vrijgestelde verwerkingen

16.1 Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde
       verwerking van persoonsgegevens die voor de
       verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende 
       doeleinden bestemd is, wordt alvorens met de verwerking
       wordt aangevangen, gemeld bij het College Bescherming
       Persoonsgegevens (CBP).

16.2 Wanneer een gegevensverwerking voldoet aan de
       voorwaarden van het Vrijstellingsbesluit wordt deze
       verwerking niet aangemeld bij het College Bescherming
       Persoonsgegevens.

16.3 De niet geautomatiseerde verwerking van
       persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een
       doeleind of samenhangende doeleinden bestemd is,
       wordt gemeld indien deze is onderworpen aan
       voorafgaand onderzoek.

16.4 In bijlage 1 bij dit reglement zijn de verwerkingen 
       van persoonsgegevens binnen B.V. Diabetescirkel Kop
       van Noord-Holland genoemd en is steeds aangegeven of
       deze verwerking al dan niet gemeld is bij het CBP.

17.Verplichtingen medewerkers B.V. Diabetescirkel
       Kop van Noord-Holland in het kader van meldingen aan
       CBP

17.1 Om de meldingsverplichtingen van B.V. 
       Diabetescirkel Kop van Noord-Holland bij het CBP te
       kunnen nakomen, zijn de volgende werkafspraken binnen
       B.V. Diabetescirkel Kop van Noord-Holland gemaakt:
       • Meldingsplichtige persoonsgegevensverwerkingen van  
          B.V. Diabetescirkel Kop van Noord-Holland worden bij
          het CBP gemeld door de beleidsmedewerker.
       • Medewerkers die eennieuwe(geheel of gedeeltelijk
          geautomatiseerde of handmatige) verwerking van
          persoonsgegevens aanleggen, moeten deze verwerking
          bij de beleidsmedewerker melden, alvorens met de
          verwerking wordt aangevangen.
       • De beleidsmedewerker toetst of de nieuwe
          gegevensverwerking meldingsplichtig is.
       • Indien de gegevensverwerking meldingsplichtig is,
          verzorgt de adviseur zorgwetgeving de centrale
          aanmelding hiervan bij het CBP.

G. Borging privacyreglement in de praktijk

18.Procedures persoonsgegevensverwerkingen

18.1 B.V. Diabetescirkel Kop van Noord-Holland heeft de
       eisen die dit privacyreglement stelt, expliciet gemaakt en
       verwerkt in procedures per (groep van)
       persoonsgegevensverwerking(en), die uitgevoerd moeten
       worden in de praktijk (bijlage 1), conform het 
       instellingsbeleid inzake toegang tot informatiesystemen
       (bijlage 2).
       Aldus heeft B.V. Diabetescirkel Kop van Noord-Holland
       geregeld dat alle persoonsgegevensverwerkingen
       plaatsvinden volgens de eisen van dit reglement en
       derhalve volgens de eisen van de WBP. Naleving en
       toetsing is een lijnverantwoordelijkheid, als zodanig ook
       beschreven in de betreffende procedure.

18.2 Het borgen van de verantwoordelijkheden in de
       praktijk wordt gerealiseerd door middel van het laten
       uitvoeren van de interne kwaliteitsaudits.

18.3 Voor nieuwe persoonsgegevensverwerkingen  
       worden op aangeven van de beheerder van de
       persoonsgegevensverwerking zo mogelijk bestaande
       procedures aangevuld dan wel worden nieuwe procedures
       gemaakt, in het daartoe van toepassing zijnde
       format.

18.4 De procedures voor persoonsgegevens- 
       verwerkingen van B.V. Diabetescirkel Kop van Noord-
       Holland worden centraal beheerd in het        
       geautomatiseerde documentatiebeheersysteem.

18.5 De procedures zijn door alle medewerkers te 
       raadplegen op het intranet van de Diabetescirkel.
       Externe belangstellenden kunnen bij de Diabetescirkel
       een papieren exemplaar aanvragen.

19.Individuele controle medewerkers

19.1 Als het voornemen bestaat om voor een individuele
       controle van een medewerker een bestaande
       persoonsgegevensverwerking te gebruiken, dan mag dat
       uitsluitend nadat de betreffende medewerker daarvan
       schriftelijk in kennis is gesteld. Een dergelijke individuele
       controle is zo beperkt mogelijk met het oog op het doel
       ervan.

20.Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement

20.1 Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht
       door de verantwoordelijke, de Raad van Bestuur van de
       Diabetescirkel

20.2 De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier
       weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan
       betrokkenen.

20.3 Dit reglement is in werking getreden op de in dit
       reglement genoemde publicatiedatum en is bij de
       verantwoordelijke in te zien.
       • Patiënten en externe relaties kunnen daarvoor terecht
          op de website van de B.V. Diabetescirkel Kop van
          Noord-Holland ( www.huisartsendienst.nl
       • Medewerkers kunnen daarvoor ook terecht op het
          intranet.

 
Desgewenst kunnen patiënten en externe relaties tegen kostprijs een afschrift van dit reglement ontvangen.

Bijlage 1:
Overzicht van persoonsgegevensverwerkingen binnen B.V. Diabetescirkel Kop van Noord-Holland
Procedure Persoonsgegevensverwerking	Betrokkenen	Melding bij CBP?
Arbogegevens	Medewerkers	Nee
T.b.v. beheer, beveiliging en algemene communicatie	Medewerkers, patiënten	Nee
Hygiëne en infectiepreventie	Patiënten, medewerkers	Nee
Patiënten	Met name patiënten (daarnaast ook medewerkers en verwijzers)	Ja
Personeelsadministratie	(potentiële) medewerkers	Nee
Decentraal personeelsdossier	(potentiële) medewerkers	Nee
Relaties	Relaties (externen) van de Diabetescirkel	Nee
Salarisadministratie	Extern administratiekantoor	Nee
Overige gevevens	diversen	Nee